Wat doen wij met uw gegevens?
Wij nemen uw foto en sturen deze naar uw e-mailadres. [Alle UX flows]
We kunnen uw foto ook plaatsen op een privé-fotogalerij. [UX flow 1]
We sturen ook uw foto, e-mailadres en de antwoorden die u mogelijk hebt ingetypt naar ons klant. [UX flows 2-3]
We sturen ook uw foto, e-mailadres en de antwoorden die u hebt ingetypt naar ons klant, zodat u speciale aanbiedingen en promoties van ons klant kunt ontvangen. [UX flow 4.1]
We sturen uw foto ook naar ons klant zodat ze deze opnieuw kunnen gebruiken, bijvoorbeeld door deze te publiceren op hun sociale media account of op hun website. [UX flow 4.2]
We gebruiken algoritmen om bepaalde patronen (uw stemming, uiterlijk, leeftijdsgroep, geslacht) te extraheren die we samenvoegen om ons klant socio-demografische inzichten te verschaffen. [UX flow 5]
Wij verwerken de volgende categorieën van persoonlijke gegevens over u:
-Het beeld dat u en de andere personen op het beeld vertegenwoordigt; [Alle UX flows].
-Uw e-mailadres; [Alle UX flows].
-De antwoorden die werden gevraagd door ons klant en waarvoor u werd uitgenodigd om deze in te vullen (waaronder uw leeftijd, geslacht, postadres, etc.); [UX -stromen 2-3-4.1-4.2 als V&A].
-Op een geaggregeerde basis, beperkte socio-demografische gegevens: uw geslacht (vrouwelijk – mannelijk – niet gedefinieerd), uw stemming (negatief – neutraal – positief), uw look (angstig -boos -verafschuwd – gelukkig – ongelukkig – verrast), uw leeftijdscategorie (van 0-4 jaar, dan om de 5 jaar, tot 60+ jaar) [UX flow 5].
Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:
-Verzenden van de foto naar uw e-mailadres; [Alle UX flows].
-Uw foto’s publiceren op een privéfotogalerij; [UX flow 1]
-Geef uw foto door aan ons klant evenals uw antwoorden op de gestelde vragen ons klant zodat deze u beter kan leren kennen. Ons klant is niet geautoriseerd om uw persoonlijke gegevens te gebruiken voor marketingdoeleinden en zal uw foto niet gebruiken voor interne of externe bedrijfscommunicatie (bijv. het plaatsen van uw foto op zijn eigen social media-accounts of website); [UX flows 2-3-4.1-4.2 als V&A].
-Geef uw foto en e-mailadres door aan ons klant zodat u speciale aanbiedingen en promoties van ons klant kunt ontvangen; [UX flow 4.1].
-Geef uw foto door aan ons klant zodat deze gebruikt kan worden voor interne of externe bedrijfscommunicatie (bijv. plaats uw foto op uw eigen social media-accounts of website); [UX flow 4.2].
-Geef uw foto en e-mailadres door aan ons klant en geef ons klant sociaal-demografische inzichten voor ons klant om haar marketingactiviteiten aan te passen. [UX flow 5]
Wie zijn we en waar zetten we ons voor in?
We zijn sharingbox, een Belgisch bedrijf gevestigd in Brussel. Wij nemen uw privacy serieus en zetten ons in om te voldoen aan de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, en in het bijzonder aan de algemene verordening inzake gegevensbescherming (GDPR).
sharingbox SA/NV is een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Saint-Denisstraat 112 – 1190 Vorst en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 817.422.859.
Wij stellen alles in het werk om de gegevensverwerkingsactiviteiten van sharingbox in overeenstemming te brengen met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening gegevensbescherming) (GDPR) en de Belgische Wet gegevensbescherming van 8 december 1992, elk voor zover van toepassing, en zoals van tijd tot tijd gewijzigd, herwerkt of vervangen.
Mogen wij uw gegevens gebruiken?
We moeten uw e-mailadres verzamelen om de foto naar u terug te sturen. [Alle UX flows]
Dankzij ons partnerschap met ons klant kunnen wij u de foto gratis aanbieden. We hebben dus een legitiem belang om uw persoonlijke gegevens te verzamelen en deze vrij te geven aan ons klant. [UX flows 2-3-4.1-4.2]
We hebben de potentiële risico’s die verband houden met de toepassing van patroonherkenningstechnologie op uw foto grondig geanalyseerd en passende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat deze risico’s tot een minimum worden beperkt. [UX flow 5]
We zullen altijd uw voorafgaande toestemming vragen of ons klant uw persoonlijke gegevens wil gebruiken om uw speciale aanbiedingen of promoties aan te bieden of uw foto online wil publiceren. [UX flows 4.1-4.2]
Het verstrekken van uw persoonlijke gegevens is noodzakelijk voor de legitieme belangen die worden nagestreefd door sharingbox, mits deze belangen prevaleren boven uw fundamentele rechten en vrijheden.
Wij vragen om uw vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming als onze klanten uw persoonlijke gegevens willen gebruiken voor direct marketingdoeleinden of uw foto online willen publiceren (op hun social media-accounts of op hun websites) of willen gebruiken voor interne of externe bedrijfscommunicatie. Door uw toestemming te geven aan ons klant, doet u onherroepelijk afstand van elke aanspraak op (economische) compensatie voor het gebruik door ons klant van uw foto.
Wij onderwerpen u niet aan beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen heeft voor u of die u in belangrijke mate treffen.
Het verstrekken van uw foto en uw e-mail conditie is een noodzakelijke voorwaarde voor de levering van onze service. Als we uw foto of e-mailadres niet kunnen verwerken, mag u geen gebruik maken van onze service.
Wij verzamelen geen persoonlijke gegevens over u van derden.
Wie heeft toegang tot mijn gegevens?
De organisator van het evenement heeft toegang tot uw foto en e-mailadres. Als de foto’s worden gepubliceerd op een privéfotogalerij, kan de organisator van het evenement beslissen om toegang te verlenen aan andere personen. Ons IT-team en klantenserviceteam hebben mogelijk ook toegang tot uw persoonlijke gegevens, maar alleen indien dat nodig is. [UX flow 1]
Ons klant heeft toegang tot uw foto, e-mailadres en de antwoorden die u gegeven hebt op de vragen die gesteld zijn door ons klant. Ons IT-team en klantenserviceteam hebben mogelijk ook toegang tot uw persoonlijke gegevens, maar alleen indien dat nodig is. Alleen de vertegenwoordigers die de campagne voor ons klant beheren, hebben toegang tot uw persoonlijke gegevens. [UX flows 2-3-4.1-4.2]
Ons klant heeft toegang tot uw foto, e-mailadres en de geaggregeerde socio-demografische gegevens die uit uw foto zijn gehaald. Ons IT-team en klantenserviceteam hebben mogelijk ook toegang tot uw persoonlijke gegevens, maar alleen indien dat nodig is. Alleen de vertegenwoordigers die de campagne voor ons klant beheren, hebben toegang tot uw persoonlijke gegevens. [UX flow 5]
De volgende ontvangers hebben in voorkomend geval toegang tot uw persoonlijke gegevens:
-Het IT-team;
-Het klantenserviceteam;
-Het verkoopteam;
-De bestuurders van het bedrijf;
-Derden-dienstverleners in verband met het onderhoud van de informaticasystemen die uw persoonsgegevens verwerken (deze dienstverleners hebben enkel toegang tot de persoonsgegevens die nodig zijn om hun opdrachten uit te voeren);
-De hoven en rechtbanken van de rechterlijke orde in geval van een geschil waarbij u betrokken bent;
-De wetshandhavingsautoriteiten in het geval van een vaststelling of verdenking van het plegen van een strafbaar feit waarbij u betrokken bent, in overeenstemming met of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving;
-In het geval van een fusie of overname (met inbegrip van reorganisatie), kunnen wij uw persoonlijke gegevens overdragen aan een derde partij die betrokken is bij de transactie (bijvoorbeeld een koper) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze gegevensverwerkers (met inbegrip van onze derde partij-leverancier van cloud-infrastructuur) uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wij zien er ook op toe dat onze verwerkers zich er onder meer toe verbinden uw persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht te verwerken, geen onderaannemers zonder onze toestemming in te huren, passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om een adequaat beveiligingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen, ervoor te zorgen dat personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens onderworpen zijn aan een geheimhoudingsplicht, uw persoonsgegevens aan het einde van hun dienstverlening terugzenden en/of vernietigen, audits uit te voeren en ons bij te staan bij de follow-up van uw verzoeken met betrekking tot de uitoefening van uw rechten inzake gegevensbescherming.
Wat zijn mijn rechten?
U hebt recht op informatie over hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen. Als de door ons verstrekte informatie niet duidelijk is, laat het ons weten op gdpr@sharingbox.com.
U hebt recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens die wij over u bewaren.
U hebt het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonlijke gegevens als er geen vereiste reden is voor ons om deze te blijven gebruiken. Houd er rekening mee dat dit geen absoluut recht op wissen is en dat uitzonderingen van toepassing zijn.
U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen bij gdpr@sharingbox.com.
Met inachtneming van de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming hebt u het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, het recht om deze te corrigeren en te wissen, het recht om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te weigeren of te beperken en het recht aangaande gegevensportabiliteit, wat betekent dat u het recht hebt om uw persoonlijke gegevens te wijzigen en te verwijderen:
-U hebt recht op duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken en over uw rechten;
-U heeft recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens. Zo bent u zich ervan bewust en kunt u controleren of wij uw persoonlijke gegevens gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming;
-U heeft recht op verbetering van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
-U hebt “het recht om te worden vergeten” en in eenvoudige bewoordingen stelt dit ons in staat om te verzoeken om verwijdering of verwijdering van uw persoonlijke gegevens wanneer er geen dwingende reden is om deze te blijven gebruiken. Dit is geen absoluut recht op wissen en uitzonderingen zijn van toepassing.
-U heeft het recht om het verdere gebruik van uw persoonlijke gegevens te ‘blokkeren’ of te onderdrukken. Wanneer de verwerking beperkt is, kunnen wij uw persoonlijke gegevens nog steeds opslaan, maar niet verder gebruiken;
-U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens te verkrijgen en opnieuw te gebruiken voor uw eigen doeleinden in verschillende diensten;
-U heeft het recht onder bepaalde voorwaarden bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking;
-U hebt het recht een klacht in te dienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens behandelen of verwerken;
-Als u toestemming hebt gegeven voor alles wat wij met uw persoonsgegevens doen, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken (al betekent dat niet dat iets wat wij tot dan toe met uw toestemming met uw persoonsgegevens hebben gedaan onwettig is).
Stuur alle verzoeken met betrekking tot uw rechten als gegevenssubject naar ons per e-mail naargdpr@sharingbox.com. Wij zullen proberen zo snel als redelijkerwijs mogelijk aan uw verzoek te voldoen en altijd onder de tijdskaders die zijn uiteengezet door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat we bepaalde van uw persoonlijke gegevens voor bepaalde doeleinden moeten bewaren, zoals vereist of toegestaan door de wet. Bij twijfel over uw identiteit kunnen wij u ook om een identiteitsbewijs vragen.
Hoe kan ik stoppen met het ontvangen van marketing e-mail? [UX flow 4.1]
Als u wilt stoppen met het ontvangen van marketing e-mail van ons klant, kunt u zich te allen tijde afmelden door u af te melden van de mailinglijst van ons klant of door een e-mail te sturen naar ons klant met de mededeling dat u geen marketing e-mail meer wilt ontvangen.
Ons klant moet u op elk moment de mogelijkheid bieden om te stoppen met het ontvangen van marketing e-mail (bijvoorbeeld via een “unsubscribe me”-link onderaan de marketing e-mail).
U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing.
Onze klanten moeten u een gemakkelijke mogelijkheid bieden om bezwaar te uiten tegen het ontvangen van marketingcommunicatie, bijvoorbeeld door een link om zich uit te schrijven van hun mailinglijst of door u toe te staan een e-mail naar hen te sturen.
Als u geen gebruik kunt maken van uw recht om bezwaar aan te tekenen of marketingberichten van onze klanten kunt blijven ontvangen nadat u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar aan te tekenen, kunt u contact met ons opnemen via gdpr@sharingbox.com.
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.
De bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit van België is bereikbaar op het volgende adres:
Belgian Data Protection Authority / Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
Waar worden mijn gegevens opgeslagen?
Wij verwerken uw persoonsgegevens vanuit onze vestigingen in België.
Wij verzenden uw persoonlijke gegevens niet buiten Europa, behalve als onderdeel van ons hostingcontract met Amazon Web Services (AWS), de toonaangevende aanbieder van cloud-infrastructuur. AWS is gevestigd in de Verenigde Staten en voldoet aan de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming voor de opslag van uw persoonlijke gegevens namens ons.
Wij geven uw persoonlijke gegevens door aan Amazon Web Services (AWS), de toonaangevende aanbieder van cloud-infrastructuur. AWS is een in de Verenigde Staten geregistreerde onderneming. Het slaat namens ons uw persoonlijke gegevens op. AWS is geregistreerd in het kader van de EU-VS-gegevensbeschermingsregeling. De transfer van uw persoonsgegevens naar de Verenigde Staten voldoet dus aan de voorwaarden die het EU-VS Privacy Shield op grond van artikel 45 van de GDPR heeft opgesteld.
Met uitzondering van de overdracht van persoonlijke gegevens aan AWS, geven wij uw persoonlijke gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.
Voor meer informatie over de transfer van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte en het privacyscherm tussen de EU en de Verenigde Staten, zie de website van de Europese Commissie (https://ec.europa.eu/commission/index_en).
Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?
Wij bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonlijke gegevens verwerken.
Bijvoorbeeld
Wij hanteren de volgende criteria om de bewaartermijnen van persoonsgegevens te bepalen op basis van de context en de doeleinden van elke verwerking:
-De tijd die is verstreken sinds u de foto hebt gemaakt;
-De gevoeligheid van persoonsgegevens;
-Veiligheidsredenen (bijvoorbeeld de beveiliging van onze informatiebeveiligingssystemen);
-Elk lopend of potentieel conflict of geschil;
-Elke wettelijke of reglementaire verplichting om persoonlijke gegevens te bewaren of te verwijderen.
Zijn mijn gegevens veilig?
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens voldoende te beveiligen.
Wij nemen bijvoorbeeld passende maatregelen om ervoor te zorgen dat wij beveiligingsincidenten rapporteren die hebben geleid tot accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet-geautoriseerde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens.
Ik heb een vraag of een probleem. Met wie kan ik contact opnemen?
Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u ze ons sturen via e-mail op gdpr@sharingbox.com of per post naar de Sint-Denisstraat 112 – 1190 Vorst (België).
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende instantie.
De bevoegde Belgische toezichthoudende autoriteit kan worden gecontacteerd op:
Belgian Data Protection Authority / Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
Wat moet ik nog meer weten?
We kunnen de manier waarop we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, wijzigen. In dat geval stellen wij u op de hoogte van de wijzigingen.
We behouden ons het recht voor om ons privacybeleid op elk gewenst moment te wijzigen, dus gelieve het regelmatig te bekijken op regelmatige tijdstippen. Wij zullen u informeren over de wijzigingen die wij aanbrengen in ons privacybeleid zodat u te allen tijde op de hoogte bent van de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken.
In het geval van een conflict of inconsistentie tussen een bepaling van dit privacybeleid en een bepaling van een ander beleid of ander document van sharingbox met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, prevaleert de bepaling van dit beleid.